Intervju med Pontus om GTD i Enterprise Magazine.
”Den har kallats för företagsledningens bibel och banbrytande, ja helt enkelt ovärderlig för den kunskapsarbetande människan idag. Boken, Getting Things Done av David Allen, beskriver metodiken GTD- hur du uppnår personlig effektivitet utan stress. I Sverige kan företag och anställda ta del av principerna via Centigo och utbildningsdelen: GTD, Personlig Produktivitet.”
I helgen gick den årliga GTD-konferensen ”GTD Summit” av stapeln i Amsterdam med över 40 inspirerande talare, över 1500 deltagare, mingel, workshops och mycket mer. Bland talarna fanns musiker, CEOs, entreprenörer, en astronaut, läkare, forskare, författare, en General i amerikanska flygvapnet och många fler som alla pratade om hur metodiken hjälpt dem på olika sätt. Mycket inspirerande!
Vi i GTD Nordic (nordiskt samarbete för GTD utbildning) har nu startat vår egen podcast! Lyssna på det första avsnittet med två av våra kolleger Lars och Morten, från Danmark respektive Norge när de förklarar vad just du kan få ut av metoden.
Även om ”nytt år, nya möjligheter” känns lite uttjatat så kan vi aldrig komma ifrån att saker och ting är i konstant förändring. Vi går in i nya roller, vi får nya förutsättningar och vi utvecklas ständigt som människor. Vi kan helt enkelt inte sluta planera och måla upp nya målbilder och ingå i nya löften med oss själva och andra. Om vi inte accepterar denna föränderlighet som en del av processen så uppstår ett inre tryck som ofta visar sig i form av stress och dåligt samvete.
Så, även om du är allergisk mot just nyårslöften, följ med i en enkel övning som kan ge betydligt mer klarhet kring allt som du eventuellt vill se annorlunda.
Ta fram något att skriva med – en sida i OneNote, Evernote, Word, eller bara ett blankt A4-papper och en penna.
Börja med en kort reflektion – vad upptar din uppmärksamhet just här och nu? Här kommer säkert flera saker dyka upp, så börja med att skriva ner dessa tankar och idéer i en kort bruttolista. Skriv snabbt, förkorta och fånga så mycket som möjligt – både privata och jobbrelaterade saker.
Hittat något? Toppen! Ta fram ett nytt blad eller öppna en ny sida i din favoritapp där du nu fortsätter genom att fokusera på en av punkterna du precis skrev ner.
Om du följt med så här långt så känns det förmodligen lite tydligare kring vad det är du försöker uppnå och hur de första stegen mot ett färdigt tillstånd ser ut.
Att transformera alla ambitioner och mål till önskade utfall och fysiska, synliga aktiviteter är grunden i GTD-metodiken. Det interna trycket minskar och övergår istället till en sund balans av både fokus och riktning.
Stort lycka till med ambitionerna för 2019, jag hoppas att du med denna metodik får stöd i att fatta fler välgrundade och medvetna beslut.
/Stefan Graff-Lonnevig
Hela 60% av stockholmarna upplever att e-post är en källa till stress. Däremot är göteborgarna mer lunga gällande inflödet, där 45% känner att e-posten stressar dem. Detta visar en SIFO-undersökning som beställdes av Centigo under våren 2018.
Stockholmarna toppar också i svarsfrekvensen där e-post upplevs vara ”mycket stressande”, tätt följt av Östra Mellansverige.
Kvinnor svarar i en något högre utsträckning att de stressas av det som lurar i inkorgarna jämfört med män. Skillnaderna mellan könen är inte stor och generellt kan man säga att över hälften av alla män och kvinnor i samtliga åldersspann inte upplever att inkorgen är under kontroll. Skillnaderna mellan könen är som störst i åldersspannet 18–49, sedan avtar skillnaderna.
– E-post är ett vanligt verktyg för kommunikation i vardagen. Givet att informationsflödet bara ökar och att vi får fler inkanaler och fler sätt att interagera på digitalt, så är det helt klart oroväckande att så många fortfarande upplever att de inte har kontroll över inflödet. Detta trots att e-post-formatet har funnits ett tag, säger Stefan Graff-Lonnevig, certifierad i produktivitetsmetodiken GTD.
Att inte ha kontroll över det som landar i inkorgarna skapar en situation som tar mer fokus och energi från vår hjärna än vad som är nödvändigt. Varje gång man tittar på högen av e-post i inkorgen måste hjärnan avgöra vad allt betyder, vad som behöver ageras på och vad som är viktigast.
ؘ– Om man inte har inte en strategi där man regelbundet tömmer inkorgarna, så ökar risken för reaktiva beteenden där eposten styr ens vardag. Egentligen är det inte antalet mejl i inkorgen som är problemet – det är att vi inte klargör innebörden i respektive mejl. Med andra ord, vad betyder det jag tittar på och vad ska jag göra med det, om något? Att fatta beslut i ett tidigt skede kring vad som kräver en aktivitet och vad som inte gör det, skapar en bättre och mer hållbar situation för oss, säger Stefan.
SIFO-undersökningen utfördes mellan 2018-05 29 och 2018-06-06. 1 000 personer fick svara på frågan ”Upplever du att e-post är en källa till stress?”.
Tabeller:
| Total | Stockholmsområdet | Göteborgsområdet | |
| Ja, mycket | 6 % | 10 % | 6 % |
| Ja, lite | 46 % | 50 % | 39 % |
| Nej | 47 % | 40 % | 55 % |
| Tveksam, vet ej | 1 % | 0 % |
| Total | Man | Kvinna | |
| Ja, mycket | 6 % | 5 % | 7 % |
| Ja, lite | 46 % | 44 % | 49 % |
| Nej | 47 % | 50 % | 43 % |
| Tveksam, vet ej | 1 % | 1 % | 1 % |
Nu lanseras ”GTD for Teens”. Metodiken har visat sig vara perfekt för tonåringar med mycket saker att hålla reda på. Kolla trailern här: https://youtu.be/7HZ66z4gvCA
Evernote lanserar färdiga mallar för att skapa GTD-struktur i applikationen. Om du är en Evernote användare kan du säkert finna dessa användbara eller inspiration till din egen setup.
I senaste avsnitten av Prestationspodden med Caroline Norbelie och Per Lundevall diskuterar Stefan GTD, produktivitet och stress. Avsnittet finns här eller där du lyssnar på poddar.
Året närmar sig sitt slut och många lämnar nu en intensiv period bakom sig. Vi stänger ned, parkerar, utvärderar, reflekterar och laddar om inför nya utmaningar.
Varför mår många som bäst precis innan en stundande ledighet? Är det för själva ledigheten i sig? Inte enbart. Mycket beror även på att de har blivit uppdaterade kring sin situation, bockat av allt som är färdigt, omförhandlat allt ofärdigt och blickat framåt så att de vet vad som väntar när de är tillbaka. Effekten av detta är minskad stress och en känsla av kontroll som gör att de kan fokusera fullt på att bara vara lediga.
Varför inte använda denna strategi oftare?
I dagens högst föränderliga vardag, tenderar våra system av att-göra-listor att snabbt bli inaktuella och högarna av mötesanteckningar, påminnelser och epost bara växer. När vi inte litar på att systemet visar oss aktuell information, i rätt tid och sammanhang, förlorar vi kontroll och därmed tillit till systemet.
Inom GTD-metodiken vill vi komma åt just detta problem genom det vi kallar Veckogenomgången. Det är en av de absolut viktigaste grundbultarna för att bibehålla fokus, kontroll och perspektiv i vardagen.
Kortfattat handlar det om att du avsätter 30 – 60 min i veckan där du bland annat:
Att släppa taget om vardagsintensiteten en gång i veckan där du ser över hela ditt system är väl investerad tid som ger en enorm utväxling på produktiviteten.
Så, ta nu tillfället i akt och inled det nya året med några riktigt goda vanor där känslan av kontroll, lugn och perspektiv blir en del av din vardag!
GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.
Har du några problem i livet just nu? ”Vem har inte det?” tänker du kanske. Jo, det är nog sant. Vi alla har utmaningar oavsett ålder, yrke, familjesituation eller annat, men vi kan ha väldigt olika inställning till dem och det ska visa sig ha otrolig betydelse för hur och om vi löser dem!
Vi har hört många gånger att man ska ha en positiv inställning, att allt går lättare om man gör det med ett leende eller ännu värre ha en ”can-do-mentality”. Vem orkar vara glad när man bara har massa problem?
Men det ska visa sig lättare än man tror att lura vår egen hjärna, vi gör ett experiment! Föreställ dig att du har en kniv och en skärbräda framför dig. På skärbrädan liggen en stor solmogen citron. Du tar kniven och delar citronen i stora klyftor och saften rinner ut på skärbrädan. Nu tar du upp den största klyftan och tar ett stort bett rakt in i det saftiga fruktköttet!
Hände det något? De allra flesta känner att det drar i käkarna när man föreställer sig den sura smaken. Så visst kan en tanke påverka oss rent fysiskt och hur vi mår psykiskt.
Låt oss försöka göra påverka vår hjärna även när det gäller våra problem. Istället för att kalla dem problem ska vi försöka tänka på dem som projekt. Dvs något som man genom lite planering och arbete kan lösa.
I GTD® metodiken definierar vi projekt som ett önskat framtida utfall som kräver mer än en aktivitet för att uppnå. Själva tricket för att lyckas uppnå den önskade utfallet är att hela tiden ta reda på vad som är nästa aktivitet att utföra för att komma närmare målet.
Nu går vi över till en liten övning. Skriv en lista med alla problem du har. Omformulera dem sedan till önskade utfall dvs det du skulle vilja var sant istället. Här följer några exempel:
Tänk sedan efter vad nästa aktivitet skulle kunna vara för att ta dig närmare ditt önskade utfall. Se till att bryta ner det så långt det går och vara så konkret att du kan se dig själv utföra aktiviteten.
”Fixa mina ryggproblem” är alltså inte en bra nästa aktivitet men kanske ”googla efter läkare med ryggexpertis i min stad” eller ”åka till sängbutik och prova ut en ny anpassad säng” skulle kunna vara bra nästa aktiviteter. Repetera för alla projekt du satt upp.
Genom att formulera vad du vill uppnå istället för problem du har fokuserar dig på målbilden. Konkreta och tydliga aktiviteter är lätta att utföra när du väl tänkt efter vad som är nästa steg. På detta sätt sätter du dig i förarsätet på vägen mot lösningen!
GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.
