Den 19 maj har du chansen att vara mer på GTD NORDIC VIRTUAL MEETUP. Våra coacher från Danmark, Norge och Finland kommer svara på dina frågor. Anmäl dig via länken:
https://zoom.us/meeting/register/tJMpdOqoqDwpGtMdufQnXxrN03mrtpDhkC5x
Här kommer några tips på saker du kan tänka lite extra på för att jobba effektivt hemifrån.
Beroende på vilket jobb man har varierar förutsättningar för att kunna jobba effektivt hemifrån. Vissa är beroende av utrusning som inte finns hemma och det är såklart svårt att göra något åt på kort sikt men förhoppningsvis kan dessa tips hjälpa dig inom några områden du faktiskt kan påverka.
Skapa jobblika rutiner
Det kan krävs lite extra självledarskap och disciplin för att vara effektiv när man jobbar hemma. Rutiner har visat sig vara otroligt betydelsefulla för att orka i längden i mer eller mindre isolerade situationer. Gå upp som vanligt, ät din vanliga frukost, klä på dig dina vanliga arbetskläder, ät lunch den tid du brukar och avsluta arbetsdagen vanlig tid.
Var förberedd på andra typer av störningar och avbrott
När man jobbar hemma kan det i vissa avseenden vara lugnare än på arbetsplatsen men det kan också dyka upp helt andra störningsmoment, avbrott och distraktioner som man inte är van vid. Det är därför extra viktigt att ha ett block och en penna tillgängligt för att snabbt kunna fånga tankar, idéer eller distraktioner.
Hitta en bra arbetsplats och en bra arbetsställning
I den mån det går är det väldigt bra att hitta en arbetsplats med så få störningsmoment som möjligt och där du kan sitta i en ergonomiskt bra arbetsställning. Om andra familjemedlemmar är hemma är det bra att tydligt kommunicera när man behöver jobba ostört. Till exempel med hjälp av en öppen eller stängd dörr.
Undvik arbete i soffan
Det kan vara frestande att sätta sig i soffan, fåtöljen eller sängen och jobba när man är hemma men detta bör du undvika av flera skäl. Även om det känns skönt i början är risken stor att du får en dålig arbetsställning och med tiden får ont i rygg, nacke och axlar. Det är också viktigt att dessa platser i hemmet får representera vila och pauser och inte blandas ihop med din arbetsplats.
Naturlig rörelse och frisk luft
Tänk på att luften kan bli dålig i ett mindre rum efter några timmars arbete så glöm inte att vädra någon gång. Under en vanlig arbetsdag får man också naturlig rörelse under dagen, till och från jobbet, på väg till möten, ut på lunch osv. Att få in lite rörelse under dagen måste man tänka extra på när man sitter hemma. Se nästa tips om ”Pomodoro” för att väva in detta naturligt under dagen.
Pomodoro
Pomodoro är en effektiv arbetsmetod i många situationer och passar utmärkt för arbete hemma. Den går ut på att du sätter en timer och jobbar fokuserat i 25 min men en uppgift. När timern ringen tar du genast 5 min paus där du gör något helt annat. Rör på dig, gå iväg och titta ut genom fönstret, sätt dig på golvet och fokusera på din andning, eller något annat. Det viktiga är att du inte sitter kvar vid datorn och slö-surfar eller likande. När pausen är slut upprepar du processen. Pomodoro kan håll dig fokuserad många timmer i sträck.
Nu är det dags att ladda inför 2020 och ett perfekt tillfälle att etablera goda vanor för reflektion.
Hur skapar vi då bästa möjliga förutsättningar för reflektion? Av erfarenhet vet vi att reflektion främjas av att man är uppdaterad kring sin situation, där man omförhandlat allt ofärdigt, klarmarkerat det som är avslutat och städat upp i sitt system. När jag kan se min totala, aktuella situation blir det enklare för mig att lyfta blicken och reflektera över mina högre åtaganden och hur mina aktiviteter i närtid är i linje med allt som spänner över längre tidshorisonter.
När jag å andra sidan inte håller mitt system av åtaganden och påminnelser uppdaterade så blir att-göra-listorna snabbt inaktuella och högarna av mötesanteckningar, påminnelser och epost bara växer. Detta gör att jag inte litar på mitt system och min hjärna är därmed fullt upptagen med att hålla koll på alla lösa trådar. Detta hindrar alltså mig att se saker ur ett högre perspektiv.
Inom GTD-metodiken är Veckogenomgången en struktur och en process som främjar reflektionsarbetet. Genomgången är även en av de absolut viktigaste grundbultarna för att bibehålla fokus, kontroll och perspektiv i vardagen.
Kortfattat handlar det om att avsätta 30 – 60 min i veckan där man bland annat:
Tömmer allt
Blir uppdaterad
Blir kreativ
När gjorde du senast denna typ av genomgång och reflektion? Ta tillfället i akt och inled det nya året med några riktigt goda vanor där känslan av kontroll, lugn och perspektiv blir en del av din vardag!
Intervju med Pontus om GTD i Enterprise Magazine.
”Den har kallats för företagsledningens bibel och banbrytande, ja helt enkelt ovärderlig för den kunskapsarbetande människan idag. Boken, Getting Things Done av David Allen, beskriver metodiken GTD- hur du uppnår personlig effektivitet utan stress. I Sverige kan företag och anställda ta del av principerna via Centigo och utbildningsdelen: GTD, Personlig Produktivitet.”
I helgen gick den årliga GTD-konferensen ”GTD Summit” av stapeln i Amsterdam med över 40 inspirerande talare, över 1500 deltagare, mingel, workshops och mycket mer. Bland talarna fanns musiker, CEOs, entreprenörer, en astronaut, läkare, forskare, författare, en General i amerikanska flygvapnet och många fler som alla pratade om hur metodiken hjälpt dem på olika sätt. Mycket inspirerande!
Vi i GTD Nordic (nordiskt samarbete för GTD utbildning) har nu startat vår egen podcast! Lyssna på det första avsnittet med två av våra kolleger Lars och Morten, från Danmark respektive Norge när de förklarar vad just du kan få ut av metoden.
Även om ”nytt år, nya möjligheter” känns lite uttjatat så kan vi aldrig komma ifrån att saker och ting är i konstant förändring. Vi går in i nya roller, vi får nya förutsättningar och vi utvecklas ständigt som människor. Vi kan helt enkelt inte sluta planera och måla upp nya målbilder och ingå i nya löften med oss själva och andra. Om vi inte accepterar denna föränderlighet som en del av processen så uppstår ett inre tryck som ofta visar sig i form av stress och dåligt samvete.
Så, även om du är allergisk mot just nyårslöften, följ med i en enkel övning som kan ge betydligt mer klarhet kring allt som du eventuellt vill se annorlunda.
Ta fram något att skriva med – en sida i OneNote, Evernote, Word, eller bara ett blankt A4-papper och en penna.
Börja med en kort reflektion – vad upptar din uppmärksamhet just här och nu? Här kommer säkert flera saker dyka upp, så börja med att skriva ner dessa tankar och idéer i en kort bruttolista. Skriv snabbt, förkorta och fånga så mycket som möjligt – både privata och jobbrelaterade saker.
Hittat något? Toppen! Ta fram ett nytt blad eller öppna en ny sida i din favoritapp där du nu fortsätter genom att fokusera på en av punkterna du precis skrev ner.
Om du följt med så här långt så känns det förmodligen lite tydligare kring vad det är du försöker uppnå och hur de första stegen mot ett färdigt tillstånd ser ut.
Att transformera alla ambitioner och mål till önskade utfall och fysiska, synliga aktiviteter är grunden i GTD-metodiken. Det interna trycket minskar och övergår istället till en sund balans av både fokus och riktning.
Stort lycka till med ambitionerna för 2019, jag hoppas att du med denna metodik får stöd i att fatta fler välgrundade och medvetna beslut.
/Stefan Graff-Lonnevig
Hela 60% av stockholmarna upplever att e-post är en källa till stress. Däremot är göteborgarna mer lunga gällande inflödet, där 45% känner att e-posten stressar dem. Detta visar en SIFO-undersökning som beställdes av Centigo under våren 2018.
Stockholmarna toppar också i svarsfrekvensen där e-post upplevs vara ”mycket stressande”, tätt följt av Östra Mellansverige.
Kvinnor svarar i en något högre utsträckning att de stressas av det som lurar i inkorgarna jämfört med män. Skillnaderna mellan könen är inte stor och generellt kan man säga att över hälften av alla män och kvinnor i samtliga åldersspann inte upplever att inkorgen är under kontroll. Skillnaderna mellan könen är som störst i åldersspannet 18–49, sedan avtar skillnaderna.
– E-post är ett vanligt verktyg för kommunikation i vardagen. Givet att informationsflödet bara ökar och att vi får fler inkanaler och fler sätt att interagera på digitalt, så är det helt klart oroväckande att så många fortfarande upplever att de inte har kontroll över inflödet. Detta trots att e-post-formatet har funnits ett tag, säger Stefan Graff-Lonnevig, certifierad i produktivitetsmetodiken GTD.
Att inte ha kontroll över det som landar i inkorgarna skapar en situation som tar mer fokus och energi från vår hjärna än vad som är nödvändigt. Varje gång man tittar på högen av e-post i inkorgen måste hjärnan avgöra vad allt betyder, vad som behöver ageras på och vad som är viktigast.
ؘ– Om man inte har inte en strategi där man regelbundet tömmer inkorgarna, så ökar risken för reaktiva beteenden där eposten styr ens vardag. Egentligen är det inte antalet mejl i inkorgen som är problemet – det är att vi inte klargör innebörden i respektive mejl. Med andra ord, vad betyder det jag tittar på och vad ska jag göra med det, om något? Att fatta beslut i ett tidigt skede kring vad som kräver en aktivitet och vad som inte gör det, skapar en bättre och mer hållbar situation för oss, säger Stefan.
SIFO-undersökningen utfördes mellan 2018-05 29 och 2018-06-06. 1 000 personer fick svara på frågan ”Upplever du att e-post är en källa till stress?”.
Tabeller:
| Total | Stockholmsområdet | Göteborgsområdet | |
| Ja, mycket | 6 % | 10 % | 6 % |
| Ja, lite | 46 % | 50 % | 39 % |
| Nej | 47 % | 40 % | 55 % |
| Tveksam, vet ej | 1 % | 0 % |
| Total | Man | Kvinna | |
| Ja, mycket | 6 % | 5 % | 7 % |
| Ja, lite | 46 % | 44 % | 49 % |
| Nej | 47 % | 50 % | 43 % |
| Tveksam, vet ej | 1 % | 1 % | 1 % |
Nu lanseras ”GTD for Teens”. Metodiken har visat sig vara perfekt för tonåringar med mycket saker att hålla reda på. Kolla trailern här: https://youtu.be/7HZ66z4gvCA
Evernote lanserar färdiga mallar för att skapa GTD-struktur i applikationen. Om du är en Evernote användare kan du säkert finna dessa användbara eller inspiration till din egen setup.
