Centigos certifierade GTD-kursledare Pontus Axelsson deltar i Peter Larssons podcast ”The FLAWD”. Det snackas mycket GTD såklart och Pontus hinner även med att bjuda lyssnarna på sitt hemmasnickrade recept för lycka.
Lyssna på avsnittet
Getting Things done ligger i det absoluta toppskiktet då Amazons väljer ut de de 100 viktigaste böckerna som häller dig planera din framtid, finna lyckan och bli framgångsrik.
<Läs mer på Amazon.com>
Idag kommer David Allens efterfrågade Få det gjort! i en helt ny totalreviderad utgåva. Boken är den svenska versionen av titeln Getting Things Done – The Art of Stress-Free Productivity.
Den nya utgåvan är anpassad till den ständigt uppkopplade och digitala tillvaron vi lever i. Boken tar också upp delar av den moderna kognitiva vetenskapen som idag bekräftar många av principerna i metodiken.
Centigos certifierade kursledare i GTD-metodiken, Stefan Graff-Lonnevig och Pontus Axelsson, har agerat fackgranskare i översättningen till svenska.
Oavsett hur mycket kaffe vi dricker, hur ofta vi fyller på med energi i form av frukt och nötter eller hur många mikro-pauser vi tar så kommer energinivån ändå att variera under en arbetsdag, hur kan man vara produktiv då?
För det flesta av oss följer energinivån över dagen ett tydligt mönster. Vissa har mest energi på morgonen andra behöver några timmar för att komma igång. Vissa dåsar till efter lunch medan andra känner att de fått ett energitillskott av maten. Hur gör man då för att vara produktiv trots dessa energifall som ofta inträffar. Tre enkla steg kan göra under för hur mycket du får gjort:
1. Identifiera ditt energimönster
2. Planera din dag efter ditt energimönster
3. Tillåt dig att känna efter
Identifiera ditt energimönster
Var uppmärksam på vid vilka tillfällen du tappar energin under dagen och se om du kan hitta ett mönster. Försök hitta vanor som ger dig en jämnare energinivå över dagen och ignorera inte bara problemet.
Planera din dag efter ditt energimönster
Om du trots dina ansträngningar inte återfår energin, bör du istället planera din dag efter dina variationer i energinivå. Planera in de mest krävande arbetsuppgifterna när energin är som högst. Var ärlig med dig själv! Försök även att undvika att boka icke energikrävande aktiviteter vid dessa tider så du inte slösar bort dessa perioder på onödiga möten och liknande.
Tillåt dig att känna efter
Innan du påbörjar en uppgift är det bra att känna efter hur det ligger till med energin. Att försöka tvinga fram goda resultat utan energi är oftast svårt. Vid låg energinivå är det mer produktivt att slutföra enkla uppgifter, som att fylla på papper i skrivaren, boka resor eller andra rutin uppgifter. Att försöka tvinga dig att göra något energikrävande med låg energi och då bara t.ex. sitta och stirra på en datorskärm eftersom man vet att man borde skriva den där svåra rapporten är inte produktivt.
GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.
Att kalendern är ett fantastiskt verktyg har de allra flesta av oss insett. Många av oss skulle till och med bli kallsvettiga av blotta tanken på att innehållet i våra kalendrar skulle försvinna. Vi vill absolut inta vara utan den men att misshandla den på alla möjliga sätt ser många inget problem med.
Kalendern har en mycket specifik uppgift, att hålla ordning på dags- och tidsspecifika saker, och ändå ser jag gång på gång hur folk använder sina kalendrar på alla möjliga konstiga sätt. Den får agera anteckningsblock, dagbok, att-göra lista, kontaktbok och mycket annat.
Enligt GTD-metodiken ska kalendern vara ditt ”Fasta landskap” i tillvaron. Du ska med en snabb blick kunna se hur din dag eller vecka ser ut i form av var och när du behöver befinna dig på en speciell plats eller utföra en speciell aktivitet. För att detta ska vara möjligt är det endast tre olika kategorier av saker som får ligga i din kalender.
1. Tidsspecifika aktiviteter
– Möten, luncher, workshops, fester, middagar, osv. En självklarhet för många men det finns kanske även andra tidsspecifika saker som du inte lägger in? Tågresor t.ex.
2. Dagsspecifika aktiviteter
– Saker du måste göra en speciell dag men det spelar ingen roll när under dagen du gör dem. T.ex. skicka ut en inbjudan, ringa någon eller OSA en fest. Dessa läggs i kalenderhuvudet för den specifika dagen.
3. Dagsspecifik information
– Deadlines (dina egna och andras), nyckelpersoner i projektet som är lediga, födelsedagar, bokningsreferens till ett hotell eller vägbeskrivning till ett kundbesök. Även dessa läggs i kalenderhuvudet för den specifika dagen.
Mitt förslag är att du går igenom din egen kalender och ser hur väl du följer GTD-metodikens riktlinjer. Fundera också över om du hanterar saker som borde ligga i kalendern på andra ställen. Det är skönt att ha ett ”fast landskap” att förhålla sig till när världen runt dig snurrar allt fortare.
GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.
När något som kräver en aktivitet fångar din uppmärksamhet är det viktigt du att skapar tydlighet i hur ”klart” ser ut och vad nästa konkreta steg är. GTD-metodiken lär oss att tänka så långt det bara går först och att handla sen. Detta på grund av att de utgör två separata fokusområden som kräver olika verktyg och beslutsprocesser. Det finns dock ett litet undantag, vilket vi kallar 2-minutersregeln.
Om det tar dig mindre än 2 minuter att utföra en aktivitet och givet att du är i ett sammanhang där du faktiskt kan utföra aktiviteten – gör den direkt!
Varför? Det kommer ta dig längre tid att parkera en påminnelse om aktiviteten som du sedan följer upp och slutför vid ett senare tillfälle, än vad det tar dig att bara göra det så fort det landar på din mentala radar.
2-minutersregeln är inte bara en enorm effektivitetshöjare, den har även andra positiva uppsidor. Dina att-göra-listor blir mindre och mer renodlade. Föreställ dig att du är gjord av teflon där korta, enkla åtaganden bara rinner av dig. Du tränas också i att fatta tydliga beslut kring vad nästa fysiska, synliga aktivitet verkligen är, vilket i sig är en nyttig övning och en av de absolut viktigaste nycklarna för att undvika uppskjutarbeteende. Vad skulle effekten bli om din grupp, ditt team eller hela avdelningen agerade enligt denna princip?
Fundera alltså ett varv extra kring vad du väljer att parkera på din att-göra-lista och i din kalender. Nästa gång du bearbetar din mejl-inkorg exempelvis, testa denna enkla strategi och försök få klart det som tar mindre än 2 minuter. Bli klar med det lilla (som att läsa denna artikel) så att du kan gå vidare och fokusera på de större utmaningarna.
GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.
Under tisdagen anordnades GTD Meetup Stockholm i Centigos lokaler. Denna omgång blev dock speciell då David Allen, grundare av GTD-metodiken och författare av boken ”Getting Things Done”, anslöt till mötet via video-länk.
Deltagarna fick därmed en unik möjlighet att ställa frågor till grundaren och även höra Davids personliga resa i utvecklandet av metodiken. David pratade också om den helt nya upplagan av Getting Things Done.
En helt ny utgåva av ”Getting Things Done – The art of stress free productivity” är nu ute. Grunden i metodiken är fortfarande intakt men den nya utgåvan är uppdaterad med avseende på dagens enorma teknikutveckling samt med vad den senaste kognitiva vetenskapen nu bekräftar gällande att använda huvudet som ett system.
Hur ska jag få kontroll på mejlen? När ska man läsa mejlen egentligen? Är det meningen att man ska få så mycket mejl? Hur gör folk?
Frågorna om mejl-läsning är många. Jag menar att problemet egentligen handlar om brist på rutin och struktur för hur vi arbetar med mejl.
Att läsa mejlen behöver inte vara samma sak som att utföra alla aktiviteter som finns däri. Däremot bör du, varje gång du öppnat ett mejl, fatta ett beslut om det finns någon aktivitet att utföra eller inte kopplat till innehållet. GTDmetodiken lär oss att vi ska ha noll mejl i inkorgen. Noll som i siffran 0, inga alls, tomt. Och det är fullt möjligt, men hur gör man?
Lösningen är enkel. Gör en snabb rensning där du sortera in dina mejl i några enkla kategorier/mappar:
1. Aktivitet (mejl du måste göra något med)
2. Arkiv (ingen aktivitet krävs, men du vill heller inte slänga mejlet)
3. Skräp (Ta bort det som inte behöver sparas)
När detta är gjort är din inkorg tom och du har en mycket bättre överblick över vilka mejl du måste göra något med (Aktivitet), vilka som sparats för framtida referens (Arkiv) och vilka nyinkomna meddelande du har (Inkorgen).
Om du har många mejl i din inkorg kan det vara en utmaning att komma ner till noll första gången. Det krävs att man avsätter lite tid till detta men sedan är strukturen lätt att underhålla. Här är fyra steg som hjälper dig komma ner till 0:
1. Avsätt en tid för att arbeta ner inkorgen till 0
2. Välj ett datum, t.ex. 6 mån tillbaka i tiden, och lägga allt äldre direkt i Arkiv-mappen
3. Sortera efter avsändare, då kan ofta många mejl läggas i Arkiv direkt
4. Återstående mejl måste gås igenom ett och ett och sorteras in i de tre kategorierna ovan.
Detta är en kort beskrivning av vad GTD-metodiken rekommenderar kring mejlhantering. Hoppas ni också får uppleva känslan av en tom inkorg. Den är lika fantastisk varje gång!
GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.
Har du någonsin undrat över varför vissa aktiviteter ligger kvar på to-do-listan vecka efter vecka? Ger blotta åsynen av de rödmarkerade aktiviteterna dig dåligt samvete?
Vi har alla perioder där vi somnar om lite för ofta, men det finns orsaker till varför vi fastnar och varför känner som vi gör i sådana stunder. Den goda nyheten är dock att det finns enkla strategier för att bryta uppskjutarmönstret.
Många gånger känner vi likgiltighet, uppgivenhet eller rent av obehag inför uppgifter som känns för stora, komplexa och svåröverskådliga. I vissa fall kan antalet åtaganden vara för många och situationen blir därför ohållbar. Eller så är uppgiften i sig inte tillräckligt viktig eller kanske inte ens inom ditt ansvarsområde. Vi tappar med andra ord motivationen och förhalningen är ett faktum.
Vad är då lösningen? GTD-metodiken kan hjälpa dig med några konkreta tips som kan lösa upp knuten och få saker att börja hända.
När situationen känns ohållbar – skriv ned och gå igenom alla åtaganden som omger dig just nu. Du får då en mycket bättre överblick över allt du har tagit på dig och det blir tydligt vad som ska göras nu och vad som helt enkelt får vänta.
Om uppgiften är för stor och komplex – se då bara till att hitta nästa fysiska och synliga aktivitet som gör att du tar ett steg framåt. Mycket förhalning beror på att man faktiskt inte tagit reda på vad nästa konkreta steg är.
Om motivationen tryter – se då till att fokusera på det verkliga syftet med uppgiften i fråga och skriv ned hur du vill att det önskade slutresultatet ska se ut. Formulera gärna resultaten på ett sätt som är attraktivt för dig att uppnå.
Detta är normalt allt som krävs för att komma ur ett låst läge. Att bryta ned ett åtagande i synliga och görbara steg, leder till att du kommer loss och får upp fart igen.
GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.
