Skaparen av GTD, David Allen, pratar på TEDx i Amsterdam om att skapa kontroll och utrymme för tankar och reflektion med den naturliga planeringsmodellen.

Varför delegerar du inte mer? Kanske för att du inte litar på att det blir gjort, kanske för att du inte litar på att resultatet blir det du tänkt dig eller kanske för att du inte litar på ditt eget system för att följa upp det du delegerat?

GTD-metodiken ger dig tre handfasta tips som kan underlätta ditt framtida delegerande:

1. Om inte du vet, vem vet då?

För att kunna nå ett mål måste du veta hur ditt förväntade resultat ser ut. Något som vi ofta missar att tänka igenom för oss själva. Ännu viktigare blir det när du ska delegera en uppgift. Om du inte tänkt igenom vad du själv vill se för resultat kan du inte heller kommunicera det till mottagaren av uppgiften. Att resultatet då blir något användbart kan närmast liknas vid ett lotteri. Mycket tid och energi kan sparas på att ägna några minuter åt att tänka igenom det ”önskade utfallet”.

2. Flygande start

Hjälp den du delegerat en uppgift till att komma igång. Ofta stämmer den gamla divisen ”att starta är halva arbetet”. Bryt ner uppgiften tills nästa möjliga aktivitet är identifierad och då menar jag verkligen nästa möjliga. Finns all nödvändig information för att kunna utföra aktiviteten? Annars måste den inskaffas. Finns alla nödvändiga verktyg? Annars måste dessa fixas. Är nödvändiga beslut fattade? Annars måste dessa fattas, osv. Nedbrytningen kan göras tillsammans med mottagaren eller innan du lämnar uppgiften ifrån dig. Om nedbrytningen görs innan är det viktigt att lämna den identifierade aktiviteten som ett förslag och låta mottagaren lösa uppgiften på sitt sätt.

3. Det minsta du kan göra

Att delegera en uppgift betyder inte att allt ansvar försvinner från dig (även om många verkar tro det). Det minsta du kan göra är att håll reda på vad du delegerat och följ upp hur arbetet går. Det är inte svårt, men det kräver lite struktur. Det enda verktyg du behöver är en enkel lista där du skriver upp vad du delegerat, till vem och när det skedde. Gå igenom listan regelbundet för att flöja upp status, erbjuda stöd och påminna om ditt ”önskade utfall”. I GTD-metodiken kallas listan för ”Väntar på” och kan även användas till annan du väntar på så som svar på mail eller på beställningar du gjort.

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

Vad gör du när du kommer på en bra idé i affären, på golfrundan eller när du inspireras av något i morgontidningen? Är dessa saker överhuvudtaget viktiga att hålla reda på? Svaret är ganska enkelt.

Så fort någonting med potentiell betydelse greppar din uppmärksamhet så tar detta en del av ditt mentala fokus. Om du inte fattar något beslut om vad du ska göra med dessa idéer och intryck så fortsätter hjärnan envist med att göra dig medveten om ditt icke-beslut. Hjärnan försöker komma ihåg och hålla ordning på alla dessa saker du kanske skulle vilja göra något med. Detta tar kraft och resurser som du istället skulle kunna använda helt och fullt till uppgiften du arbetar med just här och nu.

Huvudet är alltså ingen bra plats att lagra saker som du kanske ska göra. Drömmar, språket du kanske vill lära dig, jobberbjudandet som eventuellt kan vara aktuellt om ett år, semestermålet som du och din partner möjligen vill besöka eller det där projektet du vill driva igenom men där tidpunkten inte är optimal just nu.

Konsten att känna dig okej med det du inte gör är att vara medveten om vad du inte gör. Du kan ha hundratals mer eller mindre möjliga idéer om saker du skulle kunna göra, men ändå känna dig okej med att inte göra några som helst framsteg i dem just nu. Så vad är då hemligheten?

Skriv ned dem. Skriv ned allt som upptar din uppmärksamhet och om svaret i din beslutsprocess är att de inte kräver en aktivitet just nu, men kanske senare, lägg dem då på en lista som du tittar på då och då. Inom GTD-metodiken kallar vi typiskt en sådan lista ”Någon gång/kanske”.

Att säga ”inte nu” är alltså ett beslut som du med fördel kan parkera i ett tillförlitligt system. Hjärnan kommer tacka dig och i gengäld blir den mer tillgänglig för det som faktiskt är aktivt och aktuellt just här och nu.

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

Nej, det är inte alls det produktivitet handlar om enligt GTD-metodiken. Istället understryker metoden vikten av att må bra och verka från ett stressfritt och fokuserat tillstånd, det vi kallar den produktiva upplevelsen. Detta är när vi känner oss inspirerade och tiden försvinner samtidigt som vi får massor av saker gjort. Frågan är bara hur vi tar oss dit.

Den mest grundläggande insikten som kan hjälpa oss in i den produktiva upplevelsen är att vi bör sluta hålla saker vi vill göra något med i minnet och istället placera dem i ett system vi litar på utanför huvudet. Nej, jag pratar inte om ännu en ny app som ska revolutionera din vardag, jag pratar om ett enkelt system bestående av din kalender och listor med dina åtaganden. Du måste bara använda systemet på rätt sätt! Frågan är bara hur man gör det.

Det finns ingen prestige i att minnas allt vi ska göra (som många verkar tro). Det viktiga är att vi blir påminda i rätt tid. Målet med systemet är att vårt sinne ska vara fritt att tänka, komma med kreativa lösningar och fatta klara beslut och inte belastas och tyngas ner av massa ”komma ihåg” och ”får inte glömma”.

Lösningen är att skaffa sig ett antal goda vanor som är lika självklara som de är briljanta.

1. Samla in
Fånga allt med en potentiell mening för dig direkt när det dyker upp. Vissa saker samlas in per automatik, så som mail och sms, annat måste skrivas upp eller spelas in!

2. Bearbeta
Töm alla ställen där saker samlats och fatta klara beslut om vad som ska göras med vart och ett av dem. Den viktigaste distinktionen är om det kräver en aktivitet eller inte!

3. Organisera
Parkera dina aktiviteter på det ställe där de hör hemma så du blir påmind om dem i rätt tid. Allt måste ha sin plats i ditt system!

4. Gå igenom
Använd ditt system aktivt och gå regelbundet igenom det för att bli påmind och för att hålla det uppdaterat. Avsett en tid för detta varje vecka!

5. Utför
Välj aktivitet att utföra utifrån det sammanhang du befinner dig i, den tillgängliga tid du har och den energinivå du befinner dig på för stunden. Bocka av saker och njut av den produktiva upplevelsen!

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

En kul liten video som i korthet beskriver GTD-metodiken och hur vi ska hantera den lilla apan i våra huvuden.

GTD-metodikens grundare, David Allen, inspirerar kring personlig produktivitet på TEDx.