Hur ska jag få kontroll på mejlen? När ska man läsa mejlen egentligen? Är det meningen att man ska få så mycket mejl? Hur gör folk?

Frågorna om mejl-läsning är många. Jag menar att problemet egentligen handlar om brist på rutin och struktur för hur vi arbetar med mejl.

Att läsa mejlen behöver inte vara samma sak som att utföra alla aktiviteter som finns däri. Däremot bör du, varje gång du öppnat ett mejl, fatta ett beslut om det finns någon aktivitet att utföra eller inte kopplat till innehållet. GTDmetodiken lär oss att vi ska ha noll mejl i inkorgen. Noll som i siffran 0, inga alls, tomt. Och det är fullt möjligt, men hur gör man?

Lösningen är enkel. Gör en snabb rensning där du sortera in dina mejl i några enkla kategorier/mappar:

1. Aktivitet (mejl du måste göra något med)
2. Arkiv (ingen aktivitet krävs, men du vill heller inte slänga mejlet)
3. Skräp (Ta bort det som inte behöver sparas)

När detta är gjort är din inkorg tom och du har en mycket bättre överblick över vilka mejl du måste göra något med (Aktivitet), vilka som sparats för framtida referens (Arkiv) och vilka nyinkomna meddelande du har (Inkorgen).

Om du har många mejl i din inkorg kan det vara en utmaning att komma ner till noll första gången. Det krävs att man avsätter lite tid till detta men sedan är strukturen lätt att underhålla. Här är fyra steg som hjälper dig komma ner till 0:
1. Avsätt en tid för att arbeta ner inkorgen till 0
2. Välj ett datum, t.ex. 6 mån tillbaka i tiden, och lägga allt äldre direkt i Arkiv-mappen
3. Sortera efter avsändare, då kan ofta många mejl läggas i Arkiv direkt
4. Återstående mejl måste gås igenom ett och ett och sorteras in i de tre kategorierna ovan.

Detta är en kort beskrivning av vad GTD-metodiken rekommenderar kring mejlhantering. Hoppas ni också får uppleva känslan av en tom inkorg. Den är lika fantastisk varje gång!

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.